Quorum en besluitvorming in de VvE-vergadering

Eerst dit: je splitsingsakte is leidend

Alles wat hieronder staat, komt uit de modelreglementen. In je splitsingsakte kan daarvan zijn afgeweken, en dan geldt wat er in de akte staat. Controleer dus altijd eerst welk modelreglement in jouw akte wordt genoemd en welke afwijkingen erin zijn opgenomen.

Lees ons artikel over de splitsingsakte als je niet weet welke versie voor jouw vereniging geldt.

Het quorum per modelreglement

Dit is het punt waarop de meeste verwarring ontstaat, want het verschilt echt.

Modelreglementen 1972, 1973, 1983 en 1992. Voor gewone besluiten moet minimaal de helft van het totale aantal stemmen aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Wordt dat niet gehaald, dan kan de vergadering niet besluiten en moet er een tweede vergadering komen.

Modelreglementen 2006 en 2017. De quorumeis voor gewone besluiten is hier vervallen. De vergadering besluit met de meerderheid van de uitgebrachte stemmen, ook als er weinig leden aanwezig zijn.

Alle modelreglementen. Voor besluiten die een gekwalificeerde meerderheid vragen, geldt wél een quorum, doorgaans twee derde van het totale aantal stemmen.

Het verschil is groot. Een vereniging onder het reglement van 1992 waar op de vergadering 40 procent van de stemmen aanwezig is, kan niets besluiten. Diezelfde opkomst bij een vereniging onder het reglement van 2017 levert gewoon geldige besluiten op.

De tweede vergadering

Wordt het quorum niet gehaald, dan schrijft het bestuur een tweede vergadering uit. Die vindt niet eerder dan twee weken en niet later dan zes weken na de eerste plaats.

Op die tweede vergadering vervalt het quorum. De aanwezige leden kunnen besluiten over de punten die op de eerste vergadering geagendeerd stonden, ongeacht hoeveel stemmen er zijn. Voor besluiten die een gekwalificeerde meerderheid vragen, blijft die meerderheidseis wel gelden, alleen wordt hij dan berekend over de aanwezige stemmen.

Let op de valkuil. Op de tweede vergadering kunnen alleen de punten worden behandeld die al op de eerste agenda stonden. Een onderwerp dat er niet op stond, kan er niet alsnog bij.

De soorten meerderheid

Belangrijk detail: bij een gekwalificeerde meerderheid gaat het vaak om een aandeel van het totale aantal stemmen, niet van de uitgebrachte stemmen. Dat maakt het aanzienlijk moeilijker te halen dan mensen verwachten. Iemand die niet komt, stemt bij een gekwalificeerd besluit in de praktijk tegen.

Stemmen zijn geen personen

De reglementen spreken over een meerderheid van stemmen, niet van eigenaars. In sommige verenigingen heeft elk appartementsrecht één stem. In andere volgt het aantal stemmen het breukdeel, en dan kan de ene eigenaar vijf stemmen hebben en de andere drie, terwijl ze allebei één appartement bezitten.

Voor het quorum en voor elke meerderheid tel je stemmen, niet hoofden.

Rekenvoorbeeld

Een vereniging met 24 appartementsrechten en in totaal 1.000 stemmen, onder het modelreglement 1992. Op de vergadering zijn eigenaars aanwezig die samen 430 stemmen vertegenwoordigen, waarvan 90 via volmacht.

Agendapunt 1: vaststellen van de jaarrekening. Gewoon besluit. Het quorum is 500 stemmen. Er zijn er 430. Het besluit kan niet rechtsgeldig genomen worden.

Wat er nu moet gebeuren. Het bestuur schrijft een tweede vergadering uit, op zijn vroegst over twee weken en uiterlijk over zes weken. Op die vergadering vervalt het quorum en kan de jaarrekening met een volstrekte meerderheid van de aanwezige stemmen worden vastgesteld.

Agendapunt 2: dakvervanging van € 180.000 uit het reservefonds. Gekwalificeerd besluit, twee derde van het totale aantal stemmen, dus 667 stemmen. Ook op de tweede vergadering blijft de gekwalificeerde meerderheid gelden, al wordt die dan over de aanwezige stemmen berekend. Bij 430 aanwezige stemmen zijn er dan 287 voorstemmen nodig.

Zou dezelfde vereniging onder het modelreglement 2017 vallen, dan was agendapunt 1 op de eerste vergadering gewoon rechtsgeldig genomen.

Nietig of vernietigbaar

Dit onderscheid is belangrijk, want de gevolgen verschillen sterk.

Nietig. Het besluit heeft nooit bestaan. Dat is aan de orde bij besluiten die inhoudelijk in strijd zijn met de wet, de splitsingsakte of het reglement, of over een onderwerp waarover de vergadering niet mag beslissen. Er is geen termijn: een nietig besluit blijft nietig.

Vernietigbaar. Het besluit is geldig totdat de rechter het vernietigt. Dat speelt bij procedurefouten, zoals besluiten zonder het vereiste quorum, een te late oproeping of een onderwerp dat niet op de agenda stond. Ook een besluit dat in strijd is met de redelijkheid en billijkheid kan vernietigbaar zijn.

Voor vernietiging moet je naar de kantonrechter, en daarvoor geldt een korte termijn van één maand. Wie te lang wacht, zit vast aan het besluit ook als het niet correct tot stand is gekomen.

Volmachten

Een eigenaar die niet kan komen, kan een ander machtigen. Die volmacht telt mee voor het quorum en voor de stemming. Leg de volmachten vast op de presentielijst, met naam van de volmachtgever en de gemachtigde.

Controleer in je reglement of er een maximum geldt aan het aantal volmachten dat één persoon kan uitoefenen. In sommige akten staat dat wel, in andere niet. Zonder maximum kan één partij met genoeg volmachten de vergadering volledig bepalen.

Wat er in de praktijk misgaat

Het verkeerde modelreglement wordt aangehouden. Iemand leest ergens dat het quorum de helft is en past dat toe, terwijl de vereniging onder het reglement van 2006 of 2017 valt. Dat leidt tot onnodige tweede vergaderingen.

Er wordt besloten over een punt dat niet geagendeerd stond. Een klassieker bij de rondvraag. Zo'n besluit is vernietigbaar.

De oproepingstermijn wordt niet gehaald. De termijn staat in je reglement, doorgaans minimaal veertien dagen. Te laat oproepen maakt alle besluiten van die vergadering aantastbaar.

De presentielijst wordt niet bijgehouden. Zonder vastlegging van aanwezigen en volmachten kun je achteraf niet aantonen dat het quorum gehaald is. Bij een geschil is dat het eerste waar naar gevraagd wordt.

Het quorum wordt op personen berekend in plaats van op stemmen. Bij ongelijke breukdelen gaat dat mis.

Er wordt geen tweede vergadering uitgeschreven maar gewoon doorvergaderd. Begrijpelijk, want het is onpraktisch, maar elk besluit dat zo tot stand komt is vernietigbaar.

Een blanco stem wordt als tegenstem geteld. Kijk in je reglement wat er bepaald is over niet-uitgebrachte stemmen en over staking van stemmen. Bij staking wordt een voorstel doorgaans geacht te zijn verworpen, en bij stemmingen over personen beslist vaak het lot.

Wat dit voor jou betekent

Ben je bestuurslid? Zoek één keer op welk modelreglement voor jouw vereniging geldt en welke besluiten een gekwalificeerde meerderheid vragen. Zet dat op een A4 en houd het bij de hand tijdens elke vergadering. Dat scheelt je discussies en vernietigbare besluiten.

Weet je dat een zwaar besluit eraan komt? Stuur dan actief op opkomst en op volmachten. Bij een gekwalificeerd besluit dat over het totale aantal stemmen wordt berekend, verlies je de stemming door afwezigheid, niet door tegenstand.

Ben je beheerder? Leg per vereniging het reglement, de stemverhouding per appartementsrecht en de quorumregel vast. Dan rolt het quorum tijdens de vergadering uit de presentielijst en hoef je niet ter plekke te rekenen.

Veelgestelde vragen

Bronnen

• Boek 5, titel 9 Burgerlijk Wetboek, via wetten.overheid.nl
• Modelreglementen bij splitsing in appartementsrechten, versies 1972 tot en met 2017
• Rijksoverheid en Huurcommissie, informatie over verenigingen van eigenaars

Dit artikel is algemene informatie en geen juridisch advies. Laat je situatie beoordelen door een adviseur.