Servicekosten afrekenen: termijnen en regels voor verhuurders

De hoofdregel

Servicekosten zijn vergoedingen voor leveringen en diensten die je naast de kale huur in rekening brengt. Denk aan schoonmaak van gemeenschappelijke ruimten, een huismeester, tuinonderhoud, glasbewassing of de bijdrage voor gemeenschappelijke elektra.

Wat de huurder daarvoor betaalt, is doorgaans een voorschot. Aan het einde van het jaar zet je de werkelijke kosten af tegen de voorschotten en reken je het verschil af. Dat is geen keuze en geen service, dat is een wettelijke verplichting.

Artikel 7:259 lid 2 van het Burgerlijk Wetboek schrijft voor dat je de huurder elk jaar, uiterlijk zes maanden na het verstrijken van het kalenderjaar, een naar de soort uitgesplitst overzicht verstrekt van de in rekening gebrachte kosten voor nutsvoorzieningen met een individuele meter en de servicekosten, met vermelding van de wijze van berekening.

Er staan dus drie eisen in één zin: op tijd, uitgesplitst naar soort, en met de berekening erbij. Een totaalbedrag met de mededeling dat er moet worden bijbetaald, voldoet niet.

Dit geldt ook in de vrije sector

Dit is het punt waar de meeste verhuurders de mist in gaan. De gedachte is: mijn woning is geliberaliseerd, dus ik heb contractvrijheid en die afrekeningsplicht geldt niet voor mij.

Dat klopt niet. Via artikel 7:247 van het Burgerlijk Wetboek is artikel 7:259 ook van toepassing op geliberaliseerde woonruimte. De Hoge Raad heeft dat in een arrest van 24 april 2020 bevestigd. De verplichting om jaarlijks een gespecificeerd overzicht te verstrekken en de huurder inzage te geven, geldt ongeacht de huurprijs.

Wat wél verschilt: de gang naar de Huurcommissie uit artikel 7:260 staat bij geliberaliseerde woonruimte niet open. Een huurder in de vrije sector die het niet eens is met je afrekening, gaat naar de kantonrechter. Dat is geen reden om je afrekening minder serieus te nemen. Het is een reden om hem beter te doen.

Voor bedrijfsruimte ligt het anders. Daar geldt artikel 7:259 niet en wordt het ook niet naar analogie toegepast. Wat je daar afspreekt in het huurcontract en de algemene bepalingen, is bepalend.

Het recht op inzage

Vraagt je huurder erom, dan moet je hem na het verstrekken van het overzicht inzage geven in de onderliggende boeken en bescheiden, of in afschriften daarvan. Dat staat in artikel 7:259 lid 4.

In de praktijk betekent dat: de facturen van de schoonmaker, de nota van het energiebedrijf, het contract met de glazenwasser. Wie zijn administratie op orde heeft, levert dat binnen een dag. Wie het niet op orde heeft, komt er niet mee weg door te zeggen dat het te veel werk is.

Rekenvoorbeeld

Een gebouw met acht appartementen. De huurders betalen elk € 75 per maand aan servicekosten, dus € 900 per jaar per huurder en € 7.200 voor het hele pand.

De werkelijke kosten over het jaar:

De werkelijke kosten liggen € 100 onder de ontvangen voorschotten. Verdeeld over acht huurders krijgt elke huurder € 12,50 terug.

Zo hoort de afrekening eruit te zien: per post het bedrag, de verdeelsleutel, het voorschot en het saldo. Niet één regel met "servicekosten € 887,50".

Wat er in de praktijk misgaat

De afrekening wordt te laat verstuurd. Of helemaal niet. Dit is veruit de meest voorkomende fout, en hij is bijna altijd het gevolg van een administratie waarin kosten niet per pand geboekt worden.

Er wordt gedacht dat de zesmaandstermijn een vervaltermijn is. Dat is een misvatting die op veel websites staat. Het overschrijden van de termijn van artikel 7:259 lid 2 betekent niet automatisch dat je je recht op naheffing verliest. Wat wel gevolgen heeft, is de termijn van artikel 7:260 lid 2: bij niet-geliberaliseerde huur kunnen partijen tot dertig maanden na afloop van het kalenderjaar de Huurcommissie inschakelen. Te laat afrekenen is dus geen vrijbrief voor de huurder om niets te betalen, maar het is wel een slechte uitgangspositie in elke discussie die volgt.

Er worden kosten doorbelast die niet zijn overeengekomen. Je kunt alleen servicekosten doorbelasten voor zover je die met de huurder bent overeengekomen. Staat het niet in het contract, dan kun je het niet later toevoegen aan de afrekening.

De VvE-bijdrage wordt in zijn geheel doorbelast. Verhuur je een appartement, dan is je bijdrage aan de VvE niet zonder meer een servicekostenpost voor je huurder. Een deel ervan gaat naar het reservefonds en naar onderhoud van het gebouw, en dat zijn kosten van de eigenaar, niet van de bewoner. Splits dat correct uit.

Er is geen verdeelsleutel vastgelegd. Bij een pand met verschillende woninggroottes moet duidelijk zijn hoe je verdeelt: naar oppervlakte, naar aantal eenheden of naar een andere sleutel. Leg dat vast in het contract, niet pas in de afrekening.

Het servicepakket wordt eenzijdig gewijzigd. Gaat het om een pakket voor meerdere huurders samen, dan is instemming van minimaal zeventig procent van de betrokken huurders nodig om het te wijzigen.

Voorschotten zijn jarenlang niet aangepast. Als de werkelijke kosten al drie jaar hoger liggen dan de voorschotten, krijgt je huurder elk jaar een naheffing. Dat is niet verboden, maar het is wel de snelste manier om een conflict te veroorzaken. Pas het voorschot aan.

Wat dit voor jou betekent

Boek kosten meteen op het juiste pand. De afrekening is geen jaarlijkse klus maar de optelsom van twaalf maanden correct boeken. Wie in juni pas begint met uitzoeken welke factuur bij welk pand hoorde, is drie dagen kwijt en maakt fouten.

Zet de deadline in je jaarplanning. Dertig juni voor het voorgaande kalenderjaar. Bij een portefeuille van enige omvang wil je in april beginnen, niet in juni.

Let op tussentijdse beëindigingen. Vertrekt een huurder halverwege het jaar, dan heeft het overzicht betrekking op het deel van het kalenderjaar dat op dat moment is verstreken. Dat volgt uit artikel 7:259 lid 3. Reken dus af bij vertrek, niet pas in het volgende jaar.

Denk aan de huurtoeslag. Per 1 januari 2026 tellen servicekosten niet meer mee voor de huurtoeslag. Alleen de kale huur telt nog. Dat verandert niets aan je verplichtingen, maar het verandert wel wat je huurder overhoudt.

Veelgestelde vragen

Bronnen

• Artikel 7:247, 7:259 en 7:260 Burgerlijk Wetboek, via wetten.overheid.nl
• Hoge Raad 24 april 2020, ECLI:NL:HR:2020:808
• Huurcommissie, "Wettelijke wijzigingen per 1 januari 2026"

Dit artikel is algemene informatie en geen juridisch of fiscaal advies. Laat je situatie beoordelen door een adviseur.